Privacybeleid

1. Inleiding en reikwijdte

1.1. Transparantie

Dit Privacybeleid legt uit hoe SynoptiCons GmbH h.o.d.n. PAQR (“PAQR”, “we”, “ons”, “onze”) uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en deelt. Het is van toepassing op onze websites, mobiele/desktop-apps, API’s, cloudproducten, software en ondersteuningsdiensten die naar dit Privacybeleid linken (gezamenlijk onze “Diensten”), interacties met ons op sociale media, of overige interacties met ons.

1.2.Onze rol

Voor websitebezoekers en marketingleads treedt PAQR op als Verwerkingsverantwoordelijke. Voor informatie die wij verwerken namens onze zakelijke klanten, treden wij op als Verwerker (geregeld in onze Verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum). Wanneer u de Diensten gebruikt om gegevens van uw eigen klanten of leveranciers (gezamenlijk “Zakenpartners”) te verwerken, bent u de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de Verwerker.

1.3. Wat zijn persoonsgegevens?

Met “Persoonsgegevens” wordt alle informatie bedoeld die u identificeert of kan worden gebruikt om u te identificeren. Dit omvat directe identificatoren zoals uw naam en e-mailadres, evenals indirecte gegevens zoals uw IP-adres of apparaat-ID.

1.4. B2B-context

Onze Diensten zijn ontworpen voor bedrijven. Wij verzamelen niet bewust informatie van kinderen jonger dan 18 jaar of van personen die het platform gebruiken voor persoonlijke of huishoudelijke doeleinden.

2. De gegevens die wij verzamelen

2.1. Algemeen

Wij verzamelen informatie om onze Diensten te leveren en te verbeteren.

De informatie die wij van u verzamelen, varieert afhankelijk van onze relatie met u, welke Diensten u gebruikt en de manier waarop u ze gebruikt. Wanneer u gewoon als consument (“Consument”) op onze openbare website surft om onze Diensten te verkennen of meer over ons te weten te komen, vragen wij u niet om ons uw informatie te verstrekken.

Als u onze Diensten gebruikt en een zakelijke PAQR-gebruiker wordt die een licentie heeft gekocht en/of een van onze Diensten heeft aangeschaft, of contact met ons opneemt om meer te weten te komen over het gebruik van onze Diensten in verband met uw bedrijf (“Zakelijke Gebruiker”), verzamelen wij informatie van u zoals hieronder beschreven. Onze Diensten, zelfs als ze gratis zijn, worden aangeboden aan Zakelijke Gebruikers en zijn uitsluitend bestemd voor commercieel, niet-persoonlijk gebruik.

Onze Zakelijke Gebruikers kunnen ook informatie verzamelen en aan ons verstrekken over hun gemachtigde gebruikers aan wie zij via hun Zakelijke Gebruikersaccount toegang verlenen tot PAQR (“Gemachtigde Gebruiker”) of over hun Zakenpartners. Hieronder beschrijven we de manieren waarop we in deze verschillende situaties informatie kunnen verzamelen.

Wij kunnen informatie afleiden of conclusies over u trekken op basis van de informatie die we verzamelen. We gebruiken deze conclusies echter niet om u te onderwerpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, die juridische of soortgelijke aanzienlijke gevolgen voor u heeft.

2.2. Zakelijke Gebruikers

Als u een Zakelijke Gebruiker bent, verzamelen wij bepaalde persoonsgegevens over u om onze zakelijke relatie met u te vergemakkelijken en u onze Diensten te verlenen.

De persoonsgegevens van Zakelijke Gebruikers die wij van u verzamelen, omvatten:

– Accountinformatie: naam, gebruikersnaam en wachtwoord van het account, communicatie die u verstrekt en alle andere informatie die u kiest te verstrekken.

– Professionele informatie: zakelijke contactgegevens, titel, werkgever en functietitel.

– Commerciële informatie: aankoop- of abonnementsgeschiedenis en -type, facturen, betalingsgegevens waar van toepassing.

Wij kunnen ook informatie verzamelen die een Zakelijke Gebruiker kiest te verstrekken met betrekking tot zijn Zakenpartners. Zakelijke Gebruikers moeten hun Zakenpartners alle vereiste kennisgevingen verstrekken en alle noodzakelijke toestemmingen verzamelen voordat ze zulke informatie aan ons verstrekken of openbaar maken.
PAQR verzamelt of beheert persoonsgegevens van Zakenpartners niet rechtstreeks; in plaats daarvan bepalen de Zakelijke Gebruikers welke persoonsgegevens van Zakenpartners zij verzamelen, en voor zover PAQR die informatie ontvangt, doen wij dat namens onze Zakelijke Gebruikers.

2.3. Gemachtigde Gebruikers

Wij verzamelen informatie van Gemachtigde Gebruikers van onze Zakelijke Gebruikers. Als Gemachtigde Gebruiker deelt u rechtstreeks informatie met ons wanneer u een account aanmaakt, onze Diensten gebruikt, inhoud indient of plaatst via onze Diensten, u aanmeldt voor onze nieuwsbrief, een formulier invult, met ons communiceert via platforms van derden, klantenservice aanvraagt of anderszins met ons communiceert. Hoewel we uw persoonsgegevens rechtstreeks kunnen verzamelen, doen we dit namens uw bedrijf, de Zakelijke Gebruiker die u toegang heeft verleend tot onze Diensten, en niet voor onze eigen doeleinden. PAQR heeft geen directe controle over de verwerking van persoonsgegevens van Gemachtigde Gebruikers; Zakelijke Gebruikers zijn er verantwoordelijk voor dat zij hun Gemachtigde Gebruikers van alle vereiste kennisgevingen voorzien en alle noodzakelijke toestemmingen verzamelen voordat zij ons verzoeken om de persoonsgegevens van hun Gemachtigde Gebruikers te verzamelen of openbaar te maken.

De typen persoonsgegevens van Gemachtigde Gebruikers die wij voor Zakelijke Gebruikers verzamelen, zijn afhankelijk van de geselecteerde Diensten en de instructies en toestemmingen die ons door de Zakelijke Gebruiker zijn gegeven, maar kunnen over het algemeen het volgende omvatten:

– Accountinformatie: uw naam, gebruikersnaam van het account, gebruikersidentificatie en wachtwoord, e-mailadres, taal, tijdzone, telefoonnummer, foto, geboortedatum, jubileum, persoonlijke API-sleutel, rol binnen onze Diensten, correspondentie op onze Diensten, eventuele communicatie die u verstrekt en alle andere informatie die u kiest te verstrekken.

– Professionele informatie: zakelijke contactgegevens, titel, werkgever, functietitel.

– Gegevensinvoer: gegevens, bestanden, aanvragen, taken, aangepaste velden, opmerkingen, auditlogboek en alle andere informatie die u wenst in te voeren.

Het niet verstrekken van bepaalde persoonsgegevens kan verhinderen dat PAQR Diensten aan u levert (bijv. zonder uw e-mailadres kunnen we mogelijk geen account voor u aanmaken).

2.4. Informatie die wij automatisch verzamelen wanneer u interactie met ons heeft (“Technische Gegevens”)

Wanneer u toegang heeft tot of gebruikmaakt van onze Diensten of anderszins zakendoet met ons, verzamelen wij automatisch bepaalde informatie, waaronder:

– Apparaat- en gebruiksfeiten/informatie: Wij verzamelen informatie over hoe u toegang krijgt tot onze Diensten, inclusief gegevens over het apparaat en netwerk dat u gebruikt, zoals uw hardwaremodel, besturingssysteemversie, mobiel netwerk, IP-adres, unieke apparaat-ID’s, browsertype, tijdzone van het apparaat en app-versie. We verzamelen ook informatie over uw activiteit op onze Diensten, zoals toegangstijden, bekeken pagina’s, aangeklikte links en de pagina die u bezocht voordat u naar onze Diensten navigeerde.

– Informatie verzameld door cookies en soortgelijke trackingtechnologieën: Wij (en onze dienstverleners) gebruiken trackingtechnologieën, zoals cookies en webbeacons, om informatie over u te verzamelen. Cookies zijn kleine databestanden die op uw harde schijf of in het geheugen van uw apparaat worden opgeslagen en die ons helpen onze Diensten en uw ervaring te verbeteren, te zien welke gebieden en functies van onze Diensten populair zijn, en bezoeken te tellen. Webbeacons (ook bekend als “pixeltags” of “clear GIF’s”) zijn elektronische afbeeldingen die we op onze Diensten en in onze e-mails gebruiken om cookies te helpen afleveren, bezoeken te tellen en het gebruik en de effectiviteit van campagnes te begrijpen. Zie ons Cookiebeleid voor meer informatie over cookies en hoe u ze kunt uitschakelen.

2.5. Informatie van derden die juridische/DSA-kennisgevingen indienen

Als u contact opneemt met onze aangewezen juridische of DSA-contactpunten (bijv. via legal(at)paqr.com) om vermoedelijk illegale inhoud of schendingen van onze Gebruiksvoorwaarden te melden, verzamelen wij de persoonsgegevens die u in uw kennisgeving verstrekt. Dit omvat doorgaans uw naam, e-mailadres, uw rol/bevoegdheid, de inhoud van uw klacht en eventuele vervolgcorrespondentie. Wij verzamelen deze gegevens als Verwerkingsverantwoordelijke om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen onder de Digitaleservicewet (DSA) en andere toepasselijke wetgeving.

2.6. Informatie die wij uit andere bronnen verzamelen

Wij verkrijgen informatie uit bronnen van derden. We kunnen bijvoorbeeld informatie over u verzamelen van uw gekoppelde apps, wanneer u interactie met ons heeft via onze socialmediapagina’s, via adverteerders van derden of bronnen van derden, en uit openbaar beschikbare bronnen. Bovendien, als u uw PAQR-account aanmaakt of erbij inlogt via een platform van derden (zoals Apple, Google of Azure), krijgen we toegang tot bepaalde informatie van dat platform in overeenstemming met de autorisatieprocedures die door dat platform zijn vastgesteld.

Het gebruik door PAQR van informatie ontvangen van Google API’s en de overdracht daarvan naar een andere app zal voldoen aan het User Data Policy van Google API Services, inclusief de vereisten voor Beperkt Gebruik (Limited Use).

3. Hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken

Wij verwerken uw gegevens alleen wanneer wij daarvoor een geldige wettelijke grondslag hebben. Als u een Gemachtigde Gebruiker bent, verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de instructies van en namens uw bedrijf om onze Diensten te verlenen, voor zover wij daarvoor de toestemming van uw bedrijf hebben.
Onderstaande tabel geeft onze primaire doeleinden weer:

Doel	Gegevenscategorie	Wettelijke grondslag (AVG)	Notes
Dienstverlening: Bieden van accounttoegang, ondersteuning en kernfunctionaliteit van het platform.	Account- & Professionele Informatie	Contractuele noodzaak	Vereist om onze overeenkomst met u na te komen.
Beveiliging & Integriteit: Voorkomen van fraude, detecteren van “back door”-bedreigingen en monitoren van de systeemgezondheid.	Technische Gegevens (IP’s, logs)	Gerechtvaardigd belang	Gerechtvaardigd belang bij het opsporen en voorkomen van fraude, onbevoegde toegang en misbruik van onze Diensten. De verwerking is beperkt tot wat noodzakelijk is voor dit doel. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking – zie Sectie 5.2.
Communicatie: Verzenden van productupdates, beveiligingswaarschuwingen en administratieve mededelingen.	Account- & Professionele Informatie	Contractuele noodzaak (voor dienstgerelateerde mededelingen) / Gerechtvaardigd belang (voor productupdates en aankondigingen)	Gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van een doorlopende zakelijke relatie en het informeren van klanten over relevante productontwikkelingen. Beperkt tot professionele contactgegevens. U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken – zie Sectie 5.2.
Groei & Marketing: Verzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor webinars (waar toegestaan).	Account- & Professionele Informatie	Toestemming: U kunt zich op elk moment afmelden.	U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de afmeldlink in elke marketing-e-mail of door contact op te nemen via privacy(at)paqr.com. Het intrekken heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.
Conformiteit & Naleving: Reageren op juridische verzoeken, beoordelen van meldingen van illegale inhoud onder de Digitaleservicewet (DSA), uitvoeren van besluiten inzake inhoudsmoderatie en bijhouden van fiscale/auditdossiers.	Alle relevante gegevens (inclusief gegevens van melders van derden)	Wettelijke verplichting	Voldoen aan Oostenrijkse, EU- (inclusief de DSA), Zwitserse of elke andere toepasselijke wetgeving, en voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als hostingprovider.

4. Delen en overdragen van gegevens

4.1. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet. Wanneer wij gegevens verwerken namens een Zakelijke Gebruiker, delen wij informatie met betrekking tot Gemachtigde Gebruikers uitsluitend overeenkomstig de expliciete instructies van de Zakelijke Gebruiker en onze overeenkomst met hen. Anders delen wij uitsluitend informatie met:

Dienstverleners (Subverwerkers): Externe leveranciers die ons helpen onze onderneming te drijven (bijv. cloudhosting of betalingsverwerkers). Deze partners zijn contractueel gebonden om gegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken.

Professionele adviseurs: Advocaten of andere professionele dienstverleners, om advies in te winnen of anderszins onze zakelijke belangen te beschermen en te beheren.

Gelieerde ondernemingen: Onze huidige en toekomstige moedermaatschappijen, gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen en andere bedrijven onder gemeenschappelijke controle en eigendom. Dit omvat het delen van gegevens in verband met, of tijdens onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsactiva, financiering of overname van ons gehele bedrijf of een deel daarvan door een ander bedrijf.

Rethandhaving en betrokken partijen: Met bevoegde autoriteiten of relevante derden als wij van mening zijn dat uw handelingen in strijd zijn met onze gebruikersovereenkomsten, ons beleid of de wet, of als wij van mening zijn dat het noodzakelijk is om de rechten, eigendommen en veiligheid van PAQR, onze gebruikers, het publiek of anderen te beschermen.

Wettelijke noodzaak: Autoriteiten of derden wanneer dit wettelijk verplicht is.

Toestemming: Met derden met wie u ons heeft opgedragen informatie te delen.

4.2. Internationale overdrachten

PAQR is gevestigd in Oostenrijk. Alle productiedata van Zakelijke Gebruikers (SaaS-applicatiedata) wordt uitsluitend verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie. We kunnen bepaalde niet-productiegegevens (bijv. analyses van bezoekers van de openbare website) overdragen naar landen buiten de EER of Zwitserland (zoals de VS).

Waarborgen: Wij dragen alleen gegevens over naar landen waarvan is erkend dat ze een passend beschermingsniveau bieden (een “Adequaatheidsbesluit”), of wij gebruiken Standaard Contractbepalingen (SCC’s) – vooraf goedgekeurde juridische contracten – om ervoor te zorgen dat uw gegevens beschermd blijven volgens de Europese en Oostenrijkse normen.

5. Bewaartermijnen van gegevens en uw rechten

5.1. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in dit beleid uiteengezette doeleinden te verwezenlijken.

Actieve accounts: Gegevens worden bewaard zolang uw account actief is.

Beëindigde accounts: Bij beëindiging van de overeenkomst van een Zakelijke Gebruiker worden alle geassocieerde Gebruikersgegevens binnen dertig (30) dagen na afloop van de Ophaalperiode (Retrieval Period) van 30 dagen definitief verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd uit actieve productie-omgevingen en back-ups.

Wettelijke vereisten: Wij kunnen bepaalde gegevens langer bewaren (doorgaans 10 jaar in Oostenrijk) om te voldoen aan fiscale, audit- of wettelijke bewaarplichten.

Marketing: We bewaren contactgegevens totdat u zich afmeldt of om verwijdering verzoekt.

Technische Gegevens en analyses: Serverlogs en analysegegevens die worden verzameld voor beveiliging en systeemmonitoring, worden maximaal 14 maanden bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd of onomkeerbaar worden geanonimiseerd.

Juridische & DSA-kennisgevingen: Communicatie, besluiten en gerelateerde gegevens met betrekking tot meldingen van illegale inhoud of schendingen van de voorwaarden worden in de regel tot drie (3) jaar na sluiting van de zaak bewaard om ons te verdedigen tegen juridische claims of om te voldoen aan wettelijke documentatieverplichtingen.

5.2. Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie (bijv. EU, VK of Zwitserland) heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

Inzage & Overdraagbaarheid: Een kopie van uw gegevens opvragen in een leesbaar formaat.

Correctie: Ons vragen om onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren.

Verwijdering (“Recht om vergeten te worden”): Vragen om uw gegevens te wissen, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.

Bezwaar & Beperking: Bezwaar maken tegen verwerking op basis van “Gerechtvaardigde belangen” of verzoeken om de gegevensverwerking te “bevriezen”.

Toestemming intrekken: Als wij gegevens verwerken op basis van uw toestemming (zoals nieuwsbrieven), kunt u deze op elk moment intrekken.

5.3. Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

Als u een verzoek wilt indienen, kunt u contact met ons opnemen via privacy(at)paqr.com. Wij zullen binnen 30 dagen reageren. Houd er rekening mee dat als uw gegevens aan ons zijn verstrekt door een Zakelijke Gebruiker, we uw verzoek kunnen doorsturen naar hen als de “Verwerkingsverantwoordelijke”.

6. Beveiliging en administratie

6.1. Gegevensbeveiliging

Wij passen in de sector gebruikelijke technische en organisatorische maatregelen toe – waaronder versleuteling, firewalls en beveiligde toegangscontroles – om uw gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of wijziging. Hoewel wij streven naar maximale bescherming, is geen enkel systeem 100% veilig; we moedigen u aan om sterke wachtwoorden en beveiligde netwerken te gebruiken.

6.2. Melding van een datalek

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek), zullen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (bijv. de Oostenrijkse Gegevensbeschermingsautoriteit of relevante EU-privacytoezichthouder) zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk binnen 72 uur nadat we er kennis van hebben genomen op de hoogte stellen, overeenkomstig art. 33 AVG. Wanneer wij optreden als Verwerker voor onze Zakelijke Gebruikers, verbinden wij ons er contractueel toe om de getroffen Zakelijke Gebruiker zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen twaalf (12) uur, op de hoogte te stellen nadat we kennis hebben genomen van een bevestigde onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot klantgegevens.

6.3. Wijzigingen in het beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of de wet te weerspiegelen. Wij zullen u op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen door een kennisgeving op onze website te plaatsen of een e-mail te sturen voordat de wijzigingen van kracht worden. Uw voortgezette gebruik van de Diensten na een update houdt een erkenning van de nieuwe voorwaarden in. Waar zulke wijzigingen uw toestemming vereisen (bijv. een nieuw verwerkingsdoel), zullen we die toestemming afzonderlijk vragen voordat de wijziging van kracht wordt. Voortgezet gebruik van de Diensten na melding van een wijziging die niet op toestemming is gebaseerd, vormt een erkenning van die bijgewerkte voorwaarden.

6.4. Contact met ons opnemen & Toezichthoudende autoriteiten:

Direct contact: Voor vragen over privacy of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy(at)paqr.com.

Bedrijfsadres: SynoptiCons GmbH h.o.d.n. PAQR, Lessinggasse 2, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, Oostenrijk.

EU-vertegenwoordiger: Overeenkomstig artikel 27 AVG heeft PAQR een EU-vertegenwoordiger aangewezen. Contactgegevens zijn op verzoek verkrijgbaar via privacy(at)paqr.com.

Recht om een klacht in te dienen: U heeft het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Oostenrijkse Gegevensbeschermingsautoriteit of uw lokale EU-gegevensbeschermingsautoriteit.

BIJLAGE 1

Lijst van subverwerkers

PAQR zal Zakelijke Gebruikers vijftien (15) dagen vooraf schriftelijk op de hoogte stellen (via e-mail of daarvoor bestemde verzendlijsten) van eventuele voorgenomen toevoegingen of vervangingen van de hieronder vermelde subverwerkers, waardoor Gebruikers de mogelijkheid krijgen om redelijk bezwaar te maken. Wij maken gebruik van onderstaande externe entiteiten om persoonsgegevens te verwerken namens klanten van PAQR:

Verwerker/Subverwerker	Rol	Zetel	Verwerkingslocatie	Doorgiftemechanisme
Google Voice Ltd	Zakelijk telefoonsysteem	Ierland	EER	N.v.t.
Google Cloud EMEA Ltd	Cloudinfrastructuur (GCP) Interne communicatie & samenwerking (Google Workspace)	Ierland	EER / VS	VS-activiteiten: EU SCC + EU-US DPF
Google LLC	Analyses	VS	VS	EU SCC + EU-US DPF
Stripe Payments Europe Ltd	Betaaldienstverlener	Ierland	EER / VS	EU SCC